“Hãy dùng thử vì nó miễn phí” là câu kêu gọi quen thuộc khi bạn bấm vào các website quảng cáo cung cấp các phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí. Thật không dễ để bạn từ chối một công cụ với nhiều tính năng quá hấp dẫn, mà còn không phải mất tiền.
Nhưng tính năng của phần mềm miễn phí này có thực sự giúp ích cho việc quản lý nhà hàng và các mô hình kinh doanh ăn uống khác ? Cái “giá” của sự miễn phí đó là gì? Hãy cùng Bình Minh tìm hiểu sự thật đằng sau những công cụ này nhé!
1. Ưu điểm của các phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí
Nếu nói những phần mềm này là “bữa ăn miễn phí” thì ít nhất nó cũng giúp bạn “no bụng mà không mất phí”. Vậy những công cụ này có ưu điểm gì không?
1.1. Giảm chi phí cho doanh nghiệp
Trong kinh doanh dịch vụ ăn uống, dù quy mô lớn hay vừa và nhỏ thì các phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí tất nhiên có nhiều ưu điểm hơn, so với việc ghi chép, hạch toán sổ sách và xuất hóa đơn thủ công.
Đặc biệt, doanh nghiệp không cần mất thêm bất kỳ khoản chi phí nào, chỉ cần tải về cài đặt vào máy tính là có thể sử dụng ngay.
1.2. Dùng thử để kiểm tra chất lượng
Chúng ta không nên xếp các phiên bản dùng thử vào nhóm phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí.
Bởi vì, bạn thường phải trả phí nếu muốn dùng tiếp sau thời gian dùng thử. Phần mềm dùng thử gồm 2 loại:
– Dùng thử một số tính năng:
Bạn có thể dùng vô thời hạn, nhưng phần mềm chỉ có 1 vài chức năng cơ bản. Để sử dụng các công cụ nâng cao, bạn phải trả thêm phí cho nhà sản xuất.
– Dùng thử có thời hạn:
Thông thường sau 14 – 30 ngày, phần mềm sẽ tự khóa lại. Bạn buộc phải mua phiên bản chính thức từ nhà cung cấp để dùng tiếp.
Hiện nay, các phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí như thế này có rất nhiều. Bạn có thể yên tâm sử dụng, bởi mục đích của họ chỉ là khuyến khích bạn mua phần mềm, không có mục đích xấu khác.
2. Đâu là cái “giá” thực sự bạn phải trả cho các ứng dụng Free?
Điều đáng sợ là các phần mềm miễn phí có thể tạo ra những ảnh hưởng xấu một cách “vô tội vạ”.
Hãy cẩn thận với các phần mềm như vậy, vì ở đời không có bữa ăn ngon nào hoàn toàn miễn phí cả.
2.1. Miễn phí đồng nghĩa không được hỗ trợ
Trong những tình huống xấu như bị thiếu hụt dữ liệu, tính toán sai sót, virus tấn công,… bạn sẽ không nhận được trợ giúp từ tổng đài hay bất cứ ai từ nhà sản xuất, ảnh hưởng việc kinh doanh của nhà hàng.
Khi cài đặt phần mềm miễn phí là bạn đã ngầm chấp nhận quy tắc 3 không: Không mất phí, không rõ nguồn gốc và không được hỗ trợ khi xảy ra sự cố.
Ngoài ra, một số tính năng phải có sự can thiệp của con người. Không phải chỉ một mình bạn biết cách dùng là được, mà còn phải hướng dẫn cho nhân viên thành thạo. Thế là bạn đã mất gần 1 tháng, bao gồm tự tìm hiểu phần mềm, rồi truyền đạt lại cho nhân viên thành thạo.
Với những trường hợp như trên, thông thường sẽ có nhân viên của nhà cung cấp hỗ trợ cho khách hàng. Tuy nhiên, khi dùng các phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí, bạn phải “nhắm mắt cho qua” vì… nó miễn phí.
2.2. Hạn chế về tính năng
Các phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí thường chỉ có những tính năng cơ bản. Nếu bạn cần tính năng cao cấp hơn phục vụ cho các nghiệp vụ phức tạp thường không có hoặc bắt buộc phải trả thêm phí để có thể sử dụng.
Điều đáng nói ở đây, dùng miễn phí thì các tính năng không cập nhật thường xuyên. Điều này dễ gây ra lỗi hoặc không phù hợp với nghiệp vụ thực tế tại nhà hàng, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và quản lý.
Trong khi đó, các phần mềm trả phí sở hữu nhiều tính năng chuyên sâu hỗ trợ quản lý nhà hàng thuận lợi hơn. Kiếm soát tốt đầu vào đầu ra, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh. Phần mềm có phí cũng tự động cập nhật liên tục các tính năng để hạn chế lỗi cũng như đáp ứng các yêu cầu quản lý thực tiễn.
2.3. Virus “viếng thăm” thường xuyên
Bạn có tìm được cam kết hay văn bản nào về tính bảo mật, mức độ an toàn hay bảo hiểm khi sử dụng các phần mềm miễn phí không?
Bạn có biết, ứng dụng không rõ nguồn gốc, phần mềm miễn phí chính là những nguồn phát tán virus máy tính nguy hiểm nhất. Ban đầu, bạn sẽ chưa thấy được những dấu hiệu rõ ràng cho thấy máy tính đã nhiễm virus.
Nhưng sau vài tháng thôi, máy tính bắt đầu xuất hiện nhiều vấn đề như bị đơ, chậm, nếu nặng có thể mất sạch số liệu kinh doanh quan trọng.
Đáng sợ là khi có sự cố do virus, bạn đành ngậm ngùi rút ra bài học kinh nghiệm chứ không nhận được bất kỳ hỗ trợ nào, thậm chí nhà sản xuất phần mềm là ai bạn cũng không biết.
3. Phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí có phải là giải pháp tốt?
Các ứng dụng miễn phí giống như một con dao hai lưỡi. Tuy nó sẽ giúp bạn tiết kiệm được chi phí mua phần mềm nhưng lâu dài bạn sẽ bị nhiều rắc rối, có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc kinh doanh. Nhất là khi bạn mở chuỗi nhà hàng cần sự thống nhất & đồng bộ.
Chúng tôi khuyên bạn nên tìm một phần mềm uy tín, phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình để sử dụng. Hiện nay, không khó để bạn tìm những review, đánh giá khách quan từ những người dùng trước.
4. 3 phần mềm quản lý nhà hàng tốt nhất hiện nay
4.1. Phần mềm quản lý nhà hàng Kiot Viet
Phát hành và chịu trách nhiệm bởi Công ty Cổ phần Phần mềm Citigo liên quan đến quản lý Nhà hàng, Cafe, Bar, Chuỗi thời trang, Siêu thị bán lẻ, Siêu thị điện máy,….
Phần mềm quản lý quán ăn, nhà hàng KiotViet là người bạn đồng hành của các quán vừa và nhỏ. Trở thành bí quyết thành công khi mở nhà hàng.
– Quản lý quy trình suôn sẻ giữa các bộ phận trong nhà hàng, giữa quầy bar – quầy phục vụ – thu ngân – nhà bếp trong thời gian thực và giữa các cơ sở trên một hệ thống.
– Tiết kiệm thời gian phục vụ: nhân viên hoặc khách hàng có thể order trực tiếp bằng tablet, đồng bộ lên hệ thống. Các bộ phận dựa trên thông tin hiển thị để điều phối chế biến/phục vụ, giảm thời gian chờ đợi.
– Tiết kiệm chi phí quản lý nhà hàng: với Kiot Việt, nhà hàng có thể cắt bớt chi phí thuê nhân công trực fanpage, nhận đơn, quản lý các cơ sở,…Đồng thời, nhờ báo cáo tinh gọn, giúp nhà hàng đưa ra các quyết định điều chỉnh thực đơn, nguyên vật liệu sao cho không lãng phí. Hệ thống thanh toán, quản lý doanh thu, lợi nhuận rõ ràng, tránh sai sót, thất thoát.
4.2. Ocha POS
Cũng là một phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn chuyên nghiệp. Ocha POS hỗ trợ từ gọi món cho đến quản lý nhà hàng. Sở hữu những tính năng nổi trội giúp vận hành trơn tru, kể cả khi không có mặt tại quán.
– Quản lý đơn hàng từ khâu nhận order, gửi bếp chế biến, kết nối với các app đặt hàng trực tuyến như Grab, Baemin, ShopeeFood,…
– Quản lý thực đơn điện tử, dễ dàng tùy chỉnh thực đơn đi kèm hình ảnh đẹp, sống động.
– Quản lý bàn dưới dạng sơ đồ, khu vực phục vụ giúp nhân viên dễ dàng xử lý công việc.
– Quản lý hoạt động nhân viên trên một phần mềm, phân quyền truy cập và theo dõi hiệu suất làm việc dễ dàng.
– Quản lý tình hình kinh doanh theo báo cáo thực, hệ thống cảnh báo kho hàng tồn giúp chủ nhà hàng nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch nhập thực phẩm, menu sao cho phù hợp.
4.3. Phần mềm quản lý nhà hàng CUKCUK
CUKCUK là phần mềm quản lý cũng được nhiều nhà hàng, quán ăn sở hữu nhiều tính năng nổi trội như:
– Tự động đồng bộ đơn hàng lên hệ thống: Nhân viên dễ dàng sử dụng điện thoại, máy tính để ghi order cho khách và được cập nhật ngay cho các bộ phận liên quan để theo dõi.
– Quản lý đặt bàn, phân khu phục vụ: thuận tiện quan sát tình hình bàn tại nhà hàng để sắp xếp khách hàng, nhân viên sao cho phù hợp.
– Hạn chế tối đa thời gian chờ đợi: có thể theo dõi thời gian, số món đã ra, đúng khách, phân loại đơn giao hàng nhanh chóng.
– Giảm thiểu sai sót trong khâu tính toán: bộ phận thu ngân có thể cập nhật hóa đơn, áp dụng khuyến mại, số tiền phải trả,…Hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán cho khách.
Lời kết:
Các phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí phần lớn đều không phải là giải pháp lâu dài trong kinh doanh. Trong lĩnh vực nhà hàng, quán ăn thì việc quản lý nguyên vật liệu và thu chi, tính tiền là hết sức quan trọng. Vì vậy, bạn đừng ngần ngại đầu tư một chút chi phí ban đầu để sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng có phí nhưng đổi lại được sự tiện lợi, an toàn và hiệu quả trong việc kinh doanh.
